Minua on hiukkasen TORUTTU.
– koska Xxxx Oy:n hallitus, jonka jäsen olen ja olen kertonut peitellysti omin muistioin kirjoituksissani kahdesta kokouksesta. En ole julkistanut mitään pöytäkirjaan kirjoitetuista asioista.
JULKISUUSPERIAATE
Xxxx rakentajat Oy on kaupunkin omistama yhtiö, joka toimii veronmaksajien rahoilla. Osakeyhtiön hallintoa koskeva osakeyhtiölaki ei kuitenkaan tee eroa julkisesti ja yksityisesti omistetun osakeyhtiön välillä. Esimerkiksi Ruotsissa tilanne on toinen:
– Jos valtio ja kunnat omistavat yli puolet osakeyhtiöstä, sitä koskevat samat julkisuusperiaatteet kuin valtion ja kuntien liikelaitoksia.
OY LAKI
Osakeyhtiölaki ei kiellä yhtiön hallitusta julkistamasta pöytäkirjojaan. Itse asiassa laki tai sen perustelut eivät sano hallituksen pöytäkirjojen julkisuudesta mitään, ainoastaan edellyttävät säilyttämään pöytäkirjat ”luotettavalla tavalla”.
SUOMITAPA
Vallitseva käytäntö suomalaisissa osakeyhtiöissä on kuitenkin että hallitusten pöytäkirjat ja kokouskäytäntö salataan. Miksi? No oletuksena on että suurin osa osakeyhtiön hallituksessa käsiteltävistä asioista koskee luottamuksellisia asioita kuten liikesalaisuuksia, riita-asioita tai henkilöstöasioita.
VALVONTA
Osakeyhtiön hallituksen tehtävänä on valvoa ensisijaisesti yhtiön etua, ja hallituksen jäsenet ovat henkilökohtaisessa korvausvastuussa yhtiölle aiheuttamistaan vahingoista. Tämä periaate menee osakeyhtiölaissa muun edelle.
SALAAMISVELVOITE
Mitään juridista estettä osakeyhtiön hallituksen pöytäkirjojen julkaisemiselle ei kuitenkaan ole, kunhan hallitus päättää erikseen salata kaikki sellaiset asiat, jotka voivat vahingoittaa yhtiötä tai sen yhteistyökumppaneita.
JULKISUUDESSSA TOIMIMINEN
Jotta julkisuus toimisi käytännössä, päätösten julkisuus tulisi ottaa huomioon jo esityslistaa ja sen liitteitä laadittaessa ja pöytäkirjaa kirjoitettaessa. Luottamuksellisuutta edellyttävät kysymykset on käsiteltävä kunkin asian kohdalla erikseen, muuten jäljelle ei jää juuri mitään julkistettavaa.
No…Vaikka on ”hullu” ei silti tarvitse olla ”tyhmä”.
Jos osakeyhtiön hallituksen pöytäkirjat julkaistaisiin sellaisenaan, osakeyhtiön kanssa yhteistyötä tekevät yritykset saisivat tietoonsa mm. kilpailijoidensa tekemät tarjoukset ja niiden käyttämät hinnoitteluperusteet sekä tilaajan hyväksymät yksikköhinnat ja kilpailijoiden urakoissa ilmenneet ongelmat jne… Ne tietysti hyödyntäisivät tietoja omassa toiminnassaan, esimerkiksi omissa urakkatarjouksissaan, mikä vahingoittaisi paitsi osakeyhtiötä itseään, myös muita samalla alalla toimivia yhtiöitä. TÄMÄ ON SALATTAVA.
ESIMERKKI 1
Käytännössä tilanne riippuu myös siitä, millainen osakeyhtiö on kyseessä. Tutuin tapaus on asunto-osakeyhtiö, jonka hallituksen pöytäkirjoja ei yleensä luovuteta edes yhtiön osakkaille eli asukkaille muuten kuin heitä itseään koskevien päätösten osalta. Periaatteessa asunto-osakeyhtiöiden hallitusten pöytäkirjat eivät ole salaisia, mutta ne sisältävät asukkaiden yksityiselämään liittyviä tietoja, joiden julkaisemisen suhteen ollaan korostetun varovaisia.
ESIMERKKI 2
Avoin päätöksenteko ja sisäpiirisäännökset eivät yksinkertaisesti ole yhteensopivia. Kun osallistun ”kaupantekoon” valtuustoryhmän puheenjohtajana, en saa sisäpiirisäännösten vuoksi kertoa neuvotteluiden olemassaolosta edes omalle valtuustoryhmälleni.
RUOTSIN MALLI
Suomen tulisi mielestäni omaksua Ruotsin käytäntö, jossa julkisuusperiaate koskee myös valtion ja kuntien omistamia osakeyhtiöitä. Se ei tarkoita, että kaikkien kunnan omistamien yhtiöiden hallitusten päätökset perusteluineen olisivat silloinkaan julkisia, mutta kunkin osakeyhtiön hallitus joutuisi joka asian kohdalla erikseen päättämään, mitä salataan.
ITSE VOI PÄÄTTÄÄ
Nykyisen käytännön mukaan osakeyhtiön hallitus voi halutessaan päättää erikseen, mitä julkistetaan. Ero voi kuulostaa teoreettiselta, mutta sillä olisi käytännössä suuri merkitys, kun julkisuus ja mahdollinen salassapito otettaisiin jo päätösten valmistelussa huomioon. Toki työmäärä kasvaisi sekä valmistelussa että kokouksissa, mutta merkittävän julkisen vallankäytön avoimuus olisi mielestäni ”kohtuullisen” kokouspalkkion arvoista.