15.9.2017 E-K liiton tarkastuslautakunnan kokous järjestäytymiskokous
Tarkastuslautakunnan toiminnalle ”startti” vuosille 2017 – 2021.
VÄLILLÄ …. KOKOUS FAKTAA… ELI VIRALLINEN KOKOUSMENETTELY.
Koulutukset toiminnalle on omalta kohdaltani ok. Täydennyksiä koulutuksiin ja tiedon päivityksiin tulee lähinnä maakuntauudistuksen myötä.
TARKASTUSLAUTAKUNNAN ROOLI VAHVISTUU hallituksen toimintaa ARVIOIVASSA JA PALAUTETTA ANTAVASSA TEHTÄVÄSSÄ E-K liitossa..
Tämän kokouksen ohjelmassa 20 pykälää. Napakasti käyty läpi 20 pykälää ja luotu toimintamalli loppuvuodeksi.
Välillä LYHYESTI TÄMÄ STARTTIKOKOUKSEN ASIALISTA JA MUUTAMA PÄÄTÖS..
KOKOUSAIKA15.9.2017 klo 10 – 12
KOKOUSPAIKKA Etelä-Karjalan liiton kokoushuone Koivikko (4 krs), Galleria-talo, kaikki viisi lautakunnan jäsen paikalla ja näiden lisäksi kaksi kutsuttua…
1 § KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS
Tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä.
– Kutsun antaa puheenjohtaja ja siinä on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat.
– Tarkastuslautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla.
– Asiasta päätetään puheenjohtajan selostuksen pohjalta. Hallintosäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus.
Maakuntahallitus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan kokouksiin.
Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
2 § PÖYTÄKIRJANPITÄJÄN VALINTA
3 § PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN
4 § PÖYTÄKIRJAN NÄHTÄVILLÄ PITÄMINEN
5 § TARKASTUSLAUTAKUNNAN VAALIN TOTEAMINEN
Valtuusto on kokouksessaan 26.6 2017 valinnut tarkastuslautakuntaan seuraavat jäsenet ja varajäsenet: viisi varsinaista ja heillä varahenkilöt. Veikkoh on vpj…
6 § TILINTARKASTAJAN VALINTA
Valtuusto on kokouksessaan 27.6.2017 valinnut tilintarkastajaksi toimikaudeksi 2017 – 2018 JHTT-yhteisö BDO Audiator Oy:n.
7 § KOKOUSKUTSUN JA ESITYSLISTAN LÄHETTÄMINEN
Hallintosäännön mukaan toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa. Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista.
9 § TARKASTUSLAUTAKUNNAN TYÖN AVUSTAMINEN
Tarkastuslautakunta päätti edellä pykälässä 2 lautakunnan pöytäkirjanpitäjästä. Muusta mahdollisesti tarvittavasta lautakuntatyön avustamisesta on tarpeen päättää erikseen. Tilintarkastusyhteisö on tarjouksessaan ilmoittanut lautakunnan tukipalveluiden veloitusperusteet. Tarkastuslautakunnan avustamiseen liittyviä tehtäviä ovat mm. kokousten valmistelu, esityslistojen laatiminen, arviointikertomuksen valmistelu siinä laajuudessa kuin näistä tehtävistä lautakunnan kanssa sovitaan.
10 § ESTEELLISYYDET
Esteellisyydellä tarkoitetaan henkilön sellaista suhdetta asiaan tai asianosaisiin, että se vaarantaa hänen puolueettomuutensa yksittäisen asian käsittelyssä. Yleisimmin esteellisyyden aiheuttaa lähisukulaisuus tai asianosaisuus. Tarkastuslautakunnan jäsenen on perustelua ilmoittaa tiedossaan olevat ns. pysyvät esteellisyydet tässä vaiheessa. Mahdollisista asiakohtaisista esteellisyyksistä lautakunnan jäsenen tulee ilmoittaa välittömästi sellaisen ilmetessä.
11 § LAUTAKUNNAN TIETOJENSAANTIOIKEUS JA JÄSENILLE SÄÄNNÖNMUKAISESTI TOIMITETTAVAT ASIAKIRJAT
Käytännössä salassa pidettävien asiakirjojen pyytäminen edellyttää lautakunnan päätöstä. Tarkastuslautakunnan arviointitehtävän kannalta on perusteltua, että heille toimitetaan säännönmukaisesti tehtävän kannalta keskeisiä asiakirjoja.
Lautakunta pyytää, että sille toimitetaan säännönmukaisesti mm. seuraavat asiakirjat:
• talousarvio ja –suunnitelma
• osavuosikatsaukset, kuntayhtymän kokonaiskehitystä kuvaavat raportit
• johtosäännöt ja niiden muutokset
• valtuuston pöytäkirjat
• hallituksen pöytäkirjat
Lautakunnan jäsenten on tarpeen tehdä tilikauden aikaisista havainnoistaan muistiinpanoja, jotka auttavat lautakunnan työskentelyä ja arviointikertomuksen laatimista.
12 § ARVIOINNIN KÄYTÄNNÖN SUORITTAMINEN
Tarkastuslautakunta on asetettu hallinnon ja talouden hoidon tarkastuksen järjestämistä varten. Lautakunnan on arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestettytuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla sekä arvioida talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää.
Lautakunnan työn perustaksi on tarpeen valmistella ohjeellinen arviointisuunnitelma. Lautakunta käy periaatekeskustelun työskentelynsä käytännön järjestelyistä. Arviointisuunnitelma valmistellaan tässä kokouksessa tilintarkastajan valmistelun pohjalta. Valmistelu tapahtuu yhteistyössä jäljempänä esitetyn tilintarkastajan tarkastussuunnitelman valmistelun kanssa.
13 § TILINTARKASTAJAN TARKASTUSSUUNNITELMA
Tilintarkastaja valmistelee ja esittää lautakunnalle tiedoksi tilikautta koskevan työohjelman. Tässä yhteydessä päätetään myös tilintarkastajan raportoinnista lautakunnalle. Tarkastuslautakunta päätti merkitä tiedokseen tilintarkastajan työohjelman vuodelle 2017…..
14 § TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOULUTTAUTUMINEN JA KÄYTTÖÖN TILATTAVA MATERIAALI
Lautakunnan työn onnistumisen kannalta on tärkeää, että lautakunta perehtyy ja kouluttautuu tehtäväänsä hyvin. Lautakunta käy keskustelun ja päättää tarvittavasta perehtymissuunnitelmastaan, osallistumisesta koulutukseen ja mahdollisesti lautakunnan käyttöön hankittavasta kirjallisuudesta ja muusta materiaalista…..
15 § TARKASTUSLAUTAKUNNAN PALKKIOT
Valtuusto on päättänyt luottamushenkilöille maksettavista palkkioista. Hallintosääntöön sisältyvä palkkiosääntö jaetaan jäsenille…..
16 § TARKASTUSLAUTAKUNNAN TALOUSARVIO JA MENOJEN HYVÄKSYMINEN
Tarkastuslautakunnan menot sisältyvät valtuuston hyväksymän vuoden 2017 talousarvion luottamushenkilöhallinnon talousarvioon. Tarkastuslautakunnan menojen hyväksyjänä toimii maakuntaliiton menojen hyväksyjät…..
17 § SIDONNAISUUKSIEN ILMOITTAMINEN
Kuntalain 84 §:n mukaan kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muista sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa.
Velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee kunnanhallituksen ja maankäyttö- ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia, kunnanjohtajaa, pormestaria ja apulaispormestaria sekä kunnanhallituksen ja lautakunnan esittelijää. Ilmoitus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on valittu tehtäväänsä.
Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. HUOM…Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.….
18 § KUNNAN TOIMINNALLINEN JA TALOUDELLINEN KATSAUS
TÄSSÄ KOKOUKSESSA:
Aluekehitysjohtaja Satu Sikanen on kokouksessa saapuvilla selostaen kuntayhtymän ajankohtaisia asioita vuonna 2017. Kun katsottiin, Veikko katsoo, huolenaiheita niin samat kuin Imatralla.
– 600-700 ihmisen muuttotappi (suuri huolenaihe, myös Imatralla)
– rakenteellinen työttömyys (vaivaa koko K-suomea, mutta myös Imatraa)
– opetus, sivistys, koulutus (toteutus jäljessä valtakunnan tasosta) Imatralla tämä vaiva on 2- asteen ja AMK koulutuksessa. LUT, yliopiston eteneminen kiinostaa luoLrantaa luo
19 § MUUT ASIAT
20 § OIKAISUVAATIMUS JA VALITUSOSOITUS
Pöytäkirjaan liitettävässä oikaisuvaatimusohjeessa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä.